Projektmanagement: Was ist das „Scope Creep“ und warum ist es notwendig, dass die Ziele klar definiert sind, um den Erfolg zu gewährleisten.

Ein Projekt bedeutet eine Veränderung in einer Organisation. Ob es sich um einen neuen Markt handelt, um ein neues Produkt zu starten oder ein Computersystem zu ersetzen, es kann als eine Reihe komplexer koordinierte Aktivitäten zusammengefasst werden, die die Organisation von einem Startzustand „A“ zu einem Ankunftszustand „B“ führt.

Festlegung der Ziele

Bei der Planung eines Projektes wird die Zeitleiste definiert und die Kosten vereinbart. Damit wird der Rahmen für den Projekt geschaffen. Hier sind einige Beispiele: mit welchem Produkt oder Produktlinie, auf einen neuen Vertriebskanal zu starten; welche geografischen Regionen in einem neuen Markt zu priorisieren oder welche Funktionalität eines Computersystems zu implementieren ist und welche nicht.

Diese Entscheidungen werden getroffen, um die Vorteile und die Erfolgs-Chancen für das Projekt zu maximieren, wenn man bedenkt, dass Zeit und Ressourcen begrenzt sind. Mögliche Erweiterung des Umfangs des Projekts (z. B. Produkt, Geographie, Funktion, …) werden an weiteren zukünftigen Aktionen  überlassen.
Dem Projekt werden auf der Grundlage der angestrebten Ziele angemessene Mittel zugewiesen. Ein Projektplan wird entwickelt und ausgeführt.

Das “Scope Creep”  (=Umfangserweiterung)

Sobald ein Projekt gestartet ist, ist es bei seiner Ausführung unvermeidlich, dass Menschen innerhalb der Unternehmensstruktur Interesse haben, die Vorteile erhöhen zu  wollen oder die Auslassungen im ursprünglichen Projektbereich zu bemerken.
Anfragen werden entstehen. Diese, wenn nicht richtig verwaltet, führen zu „scope creep“, d.h. der Umfang  wächst langsam und allmählich in einer nicht verwalteten Weise.

Dies ist das größte Risiko für die Ergebnisse eines Projektes. Wenn der Projektmanager anfängt, solche Anfragen zu akzeptieren, ist es sehr wahrscheinlich, dass das Projekt entgleist und in ein Komplikationsmonster umgewandelt wird, das nicht innerhalb der geplanten Zeit und Kosten verwaltet werden kann. Kurz gesagt, die Katastrophe ist gesichert.

Wie kann man unter solchen Umständen handeln?

  1. Der Umfang des Projekts muss von Anfang an gut definiert und mit allen Stakeholdern, während der vorläufigen Analysephase, geteilt werden.
  2. Neue Anträge, die während des Projektablaufs entstehen, sollten vom Projektleiter in allen Fällen, mit Ausnahme der unter Ziffer 3 genannten, abgelehnt werden.
  3. Anfragen von höheren Hierarchieebenen in der Organisation und Entwurfänderungen, die für den Erfolg unbedingt notwendig erscheinen, sollten von denselben Personen, die dem Projekt die Ressourcen zugewiesen und dem ursprünglichen Plan genehmigt haben, entschieden werden (zusammen mit allen Budget- und Timing-Änderungen). Normalerweise ist dies der Lenkungsausschuss (Steering Committee).

Schlussfolgerung

Die erste Regel für den Erfolg eines Projektes ist, dass man den Ziel bei der Projektdurchführung nicht ändert. Das muss nicht nur dem Projektleiter, sondern auch seinen Chefs und den anderen Stakeholdern klar sein.
Dies bedeutet, dass Änderungen stattfinden können, aber nur nach den richtigen formalen Schritten, die Überprüfung des Projektbudgets auf der Grundlage von Änderungen und die Genehmigung auf allen notwendigen Unternehmensebenen.

Autor: Michele Schweinöster

Internationale Führungskraft mit tiefem Verständnis von Verbrauchsgütern und Maschinen, Funktionsexperte in den Bereichen Kundendienst, Logistik und Vertrieb.

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